MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS CONTABLES PARA EL ÁREA DE COBRANZA DE LA VULCANIZADORA “DON JUAN”, PERIODO 2023.
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Date
2023-10-02
Authors
CRUZ QUIMIS MARIA ALEJANDRA
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Abstract
El desarrollo del actual artículo científico tuvo el objetivo principal de determinar la incidencia del
manual de procesos y políticas contables (MPPC) en el área de cobranzas de la Vulcanizadora
“Don Juan” para una óptima recuperación de cartera ante la identificación de retraso en el pago de
los clientes por desconocimiento de los lineamientos necesarios para una buena aplicabilidad del
MPPC. Para éste propósito se empleó un diseño investigativo de carácter descriptivo, de campo y
documental con enfoque cualitativo tomando en cuenta a 8 profesionales como muestra
poblacional, éstos perfiles pertenecen a vulcanizadoras del suroeste de Guayaquil. En la parte
práctica, los resultados dieron a conocer que las empresas cuentan con los manuales, pero los
colaboradores del área de cobranzas no siguen los lineamientos ni las políticas de cobranzas, de
hecho, se identifican la necesidad de innovar los sistemas de control contable y registros
transaccionales para evitar que sigan existiendo falencias en la recuperación de cartera. Por este
motivo, se concluye presentando tres políticas con perspectiva de declaración general, control
interno y cobranza de cuentas por cobrar para de esta manera optimizar los tiempos de contacto a
los clientes con más de 60 días de mora bajo la supervisión de la gerencia contable.
Description
Un manual de políticas y procedimientos es una herramienta empresarial clave para
cualquier organización ya que es muy útil si se diseña e implementa correctamente. De acuerdo
con Vivanco (2017) hay muchas razones para tener un manual de políticas y procedimientos,
incluyendo: controles internos, cumplimiento normativo, capacitación de empleados y
consistencia, por nombrar algunos. Desafortunadamente, según Gerber (2022) en el mundo de las
nuevas empresas y las PYMES, los sistemas y procesos de contabilidad eficientes y adecuados a
menudo se consideran agradables en lugar de imprescindibles.
En Latinoamérica y puntualmente en el Ecuador, las organizaciones empresariales
habitualmente no valoran la importancia de tener manuales de procedimientos contables; así como
también contar con sistemas de control interno; que les conduzca a la minimización de riesgos e
insuficiencias contables, financieras y administrativas que se muestran en el desarrollo cotidiano
de las actividades propias de la empresa (Valdez, Narváez, Ormaza, & Erazo, 2019, pág. 498).
Por su parte, Piñas (2016) indica que los problemas contables y de cobranzas son
problemas que resultan por errores materiales en los estados financieros, así como fraudes no
detectado debido a un control interno inadecuado, aplicación incorrecta de los principios de
contabilidad generalmente aceptados (estándares contables GAAP) para el área de recuperación de
cartera, incumplimiento normativo de las políticas de cobranzas y riesgos de seguridad cibernética.
Siendo así que, en la práctica una empresa que no utiliza servicios o procedimientos de
contabilidad confiables puede experimentar un dolor real, a menudo en forma de pérdida de
ingresos y pérdidas innecesarias por no emplear de manera adecuada políticas de cobranzas. Esto
es justamente uno de los motivos por los cuales se abarca el presente proyecto de investigación en
una vulcanizadora de la ciudad de Guayaquil y que lleva recién 1.5 años de operacionalización
comercial.
La entidad sujeta a estudio bajo el nombre comercial de Vulcanizadora “Don Juan”
representada por el Sr. Juan Peralta lleva operando poco tiempo en el sector del suroeste de la
ciudad de Guayaquil, con fecha de inicio de operaciones de febrero 2021 ante la necesidad de un
taller que pueda contribuir a la alta demanda de dichos servicios entre los moradores del sector. La
entidad cuenta con 5 trabajadores (2 mecánicos principales, 2 ayudantes auxiliares y 1
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recepcionista/asistente) y regularmente los procesos contables son ejecutados de manera externa al
contratar los servicios de una Contadora Pública Autorizada (CPA) allegada al propietario.
No obstante, la vulcanizadora no cuenta con un manual que proporcione las directrices
necesarias para que los trabajadores ejecuten de manera adecuada, eficiente y efectiva sus tareas
asignadas de recuperación de cartera. Esto además de encontrarse registrado e identificado
problemas frecuentes en las labores del área administrativa como: duplicidad de facturación, mal
registro en los asientos de Excel (siendo el único sistema que manejan para los procesos
contables), facturas con errores de registro y llenado, aumento de las cuentas por cobrar, débil
sistema de crédito e incremento de las cuentas pendientes de pagos, entre otras.
Ante la problemática abordada, Barreto (2021) afirma que las políticas contables pueden
ayudar a mantener y presentar estados financieros, lo que puede ayudar a comparar una empresa
con otras empresas. Con la identificación de dichas falencias se origina la siguiente pregunta
problema ¿De qué manera incide un manual de procesos y políticas contables sobre el área de
cobranzas de la vulcanizadora “Don Juan” basado en la experiencia de otras entidades para un
mejor desempeño a nivel financiero?
Por tanto, la intención del estudio al pretender resarcir los escenarios de conflicto en la
entidad sujeta a estudio, se fija el objetivo general de Determinar la incidencia del manual de
procesos y políticas contables en el área de cobranzas de la Vulcanizadora “Don Juan” para una
óptima recuperación de cartera. Para alcanzar éste propósito se hace necesario crear una serie de
fases a manera de objetivos específicos para alcanzar el propósito central, ante ello se establece
como primer punto el OE1: describir los principales aportes teóricos en relación a políticas de
cobranzas y las organizaciones. Luego de esto se busca en el OE2: analizar la manera en que se
llevan a cabo los procedimientos de área de cobranzas en otras vulcanizadoras del Suroeste de
Guayaquil y en el OE3: Analizar las diversas políticas identificadas y proponerlas a manera de
recomendación al área de cobranza de la Vulcanizadora “Don Juan” para disminuir la morosidad
en las cuentas por cobrar.
Con el cumplimiento de los objetivos propuestos y la resolución de la problemática se
busca proteger el flujo de caja de la vulcanizadora, armar a los empleados del área de cobranza con
conocimientos, mejores prácticas y procedimientos predefinidos de cuentas por cobrar para que
siempre sepan qué hacer en determinadas situaciones, puedan reaccionar con rapidez y confianza
para resolver cualquier problema o responder a cualquier pregunta.
Por tanto, con el desarrollo del proyecto se busca constatar si se cumplen las directrices de
los otorgantes de créditos y cobranzas tal como lo ejecutan otras entidades dedicada a la misma
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línea comercial de servicios automotrices, si las finanzas son gestionadas con precisión, eficiencia
y transparencia.