DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA CAJA CHICA EN LA EMPRESA HOWAI CIA. LTDA
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Date
2020-08-13
Authors
MARIA KAINA PARRALES ZAMBRANO
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Abstract
Dentro de las empresas el rubro que presenta un mayor riesgo de deterioro en los activos, son sin duda el efectivo y las cuentas por cobrar, en el caso del manejo de efectivo, las empresas deben ser muy cautelosas al momento de designar responsabilidades a funcionarios o empleados que se encarguen de su administración, dentro de las empresas, y en virtud de los expuesto, el manejo de fondos de caja chica es una constante que en ocasiones no recibe el tratamiento necesario por parte de los administradores, lo que genera debilidades en este proceso que podrían concluir en uso indebido de fondos o manejos equívocos de los recursos. Al respecto la investigadora, basándose en metodologías de investigación que le permitieron proceder a levantar la información de la empresa Howai Cía. Ltda., pudo verificar el uso de estos recursos, obteniendo conocimiento de las causas y sus efectos mediante la aplicación de encuestas, con el conocimiento adquirido se pudo desarrollar y confeccionar un manual de manejo de caja chica, que cubre cada uno de los pasos de este proceso. La autora con la intención de aportar una herramienta de trabajo ideal para la empresa Howai Cía. Ltda., puso a su disposición el presente manual que se adjuntó en el anexo 1 del presente trabajo.
Description
Los procesos administrativos, informáticos y contables con el paso del tiempo se han convertido en una obligatoriedad para todo tipo de empresas, bien por temas de seguridad de la información o control interno, tal como lo menciona De Pablos, (Carmen, 2006), al referirse a la aplicación y conocimiento de técnicas de control y seguridad para cada tipo de proceso, sobre todos los tipos de procesos, sin duda los más críticos por el tema de confianza es el de manejo de efectivo, que como indica Cazares (Cazares, 2000), es la responsabilidad más alta con influencia directa en la conducta. Toda organización esta propensa a incurrir en gastos menores que por su monto y esporádica necesidad, deben estar disponibles a primera mano, este procesos se conoce como “caja chica” que no es otra cosa que un pequeño fondo destinado exclusivamente a pequeños gastos, como señala Brock, (H, 2008), siempre que exista dinero que custodiar siempre se deberán aplicar controles internos, que no son otra cosa que planes de evaluación y verificación del cumplimiento de los procesos. Las organizaciones dentro de la gama de actividades que realizan de forma interna para mantener todas sus unidades departamentales bajo un estricto control de ingresos y gastos, establecen el uso de cajas chicas, al respecto, Izar, (Izar, 2012), señala: La importancia de contar con un sistema de pagos menores, que permita atender gastos mínimos relacionados con actividades esporádicas y poco frecuente, entre estos gastos menores a los que hace referencia el autor, se incluyen gastos por concepto de movilización, compra de suministros, cancelación de trámites, etc., si bien es cierto, la metodología utilizada para su manejo, hace que las cajas chicas puedan sufrir distorsiones si se comparan el funcionamiento de estas con otro tipo de entidades, siempre será importante estandarizar los procedimientos, razón por la que se hace necesario, contar con personal capacitado en implementación de nuevos sistemas, como señala, Silva, (Silva, 2018), en su texto, La Gestión y el Desarrollo Organizacional, en el que explica la probidad del personal encargado de establecer nuevos procesos, delimitar funciones y fijar pautas de los procesos nuevos, equivale al 90 por ciento de la eficiencia de dicho trabajo. Dentro del campo de la administración el manejo de recursos se torna uno de los puntos neurálgicos en donde la confianza depositada a una persona permite asignarles tareas delicadas